روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA


روابط عمومی NA (فصل یازده)

روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

برنامه ریزی همایش ها

ما معمولا همایش های انجمن معتادان گمنام را راهی برای جشن گرفتن بهبودی خود و یا ایجاد جاذبه برای اعضاء تازه وارد می دانیم، ولی همایش های ما موقعیتی نیز برای گذاشتن یک اثر مثبت بر روی اجتماع بیرون می باشد. در طی برگزاری یک همایش، این امکان وجود دارد که یکی از کارکنان محلِ همایش ، به اینکه آیا یکی از اعضای خانواده اش می تواند از انجمن معتادان گمنام بهره ببرد، فکر کند. درطی برگذاری این همایش همچنین یک گروه پزشکی ممکن است متوجه شود که اعضاء انجمن برای هرنوع کمک آمادگی دارند. 

خدمتگزاران مورد اعتماد باید از اثرات همایش های انجمن معتادان گمنام بر روی روابط انجمن با اجتماع آگاه باشند. این آگاهی به ما اجازه می دهد تا موقعیتها و چالش هایی را که در این همایش ها در مسیر ما قرار می گیرند، پیش بینی کنیم.

همایش هایی که مخصوصا برای عامۀ مردم برقرار می شوند،  می توانند عامل موثری برای آگاه نمودن مردم عادی از قابلیت های انجمن معتادان باشند.  برقراری جلسات با جامعۀ محلی، که در طی آن اطلاعات مربوط به انجمن فراهم  می گردد، می تواند نخستین قدم برای ایجاد رابطه های پر محتوی با جامعه باشد.

این فصل از کتاب روی همایش های داخلی انجمن، مانند کارگاه های یادگیری و فعالیتهای انجمن، و همایش های بیرون از انجمن، مانند جلسات محلی و همایش های حرفه ای،  تمرکز خواهد نمود.

 

اصول بنيادي روابط عمومی

روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

این قسمت از فصل 2 کتاب استخراج شده است

 

جاذبه

یکی دیگر از ملاحظات مهم برای با ارزش كردن هرچه بیشتر عملکرد روابط عمومی ما،جاذبه و رفتار تک تک اعضاء  و همچنین چشم انداز انجمن ما می باشد. جاذبه یعنی اینکه ما، یا به صورت فردی و یا گروهی، عملکردی داشته باشیم که دیگران را به صورت طبیعی، به طرف ما سوق دهد.  زمانی که اعضاء انجمن رفتار پرجاذبه ای را دارا باشند، باعث پرورش هویت شده و در اعضاء بالقوه ایجاد حس همبستگی می کنند. روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

  • آیا كميته ناحيه فرمت همایش را ، به عنوان بخش مهمی از ایجاد یک پیام جاذبه دارِ انجمن معتادان گمنام، درنظر گرفته است (این شامل سخنگوها هم می شود) ؟
  • رفتار فردیِ ما چطور می تواند روی جاذبۀ برنامۀ انجمن معتادان گمنام اثر بگذارد؟

روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

پاسخگویی

 هم قدم با اصول پاسخگویی، مسئولیت هایی وجود دارند که به تمام قسمت هايي که با رابطه های مسئولیت پذیر سر و کار دارند، مربوط می شوند. يك كميته در برابر ناحيه مسئوليت پذير است و يك ناحيه در برابر كميته اش. مثلا اگر یک کمیتۀ همایش وظیفۀ پاسخگویی به ساختار خدماتی یک ناحيه را دارد،  این بدین معنی است که ساختار خدماتی ناحيه، بعضی مسئولیت ها را در رابطه با کمیتۀ همایش مورد نظر تقبل نموده است.  اگر کمیتۀ همایش، در طی برگزاری یک برنامه، به چالش هایی مانند یک بحران مالی و یا تخریب چشم انداز انجمن معتادان گمنام، برخورد کند، ساختار خدماتی قدمهای سازنده را برای کمک به کمیتۀ همایش خواهد برداشت.

براي ساختار مفيد است که قبل از ایجاد کمیته های مخصوص (مانند کمیتۀ همایش) و قبول مسئولیت آنها، هیئت های خدماتی مانند مناطق و ناحیه ها، از این  مسئولیت ها آگاه بوده و آنها را درک کنند. این فهم، منطقه ها و ناحیه ها را تشویق می کند که در رابطه با نقش خود درمقابل کمیته های تحت مسئولیت شان، فعالانه عمل نمایند. تقاضای دریافت گزارشهای مالی از کمیته های مربوطه، و سوال نمودن از ایشان، به اجتناب از مشکلاتی بزرگتر در آینده کمک می کند.  تقاضای اطلاعات و پرسش نمودن در رابطه با گزارش های مالی،  نه تنها “پاسخگویی” ایجاد کرده بلکه یک رابطۀ دو طرفه برقرار کرده و مفهوم دوم ما را مستحکمتر می نماید.  رعایت مسئولانۀ دستورالعمل بودجه ای و بایگانی اطلاعات مالی ممکن است به جمعیت معتادان گمنام کمک کند تا از شرایط  نا مطلوبی که تحت آن به یک حسابدار حرفه ای، یک وکیل و حتی پلیس محل رجوع می شود،  اجتناب شود.  وجود پاسخگویی ممکن است باعث شود ما مجبور نشويم خدمات خاصی را که  درحالت عادی ( یعنی بدون وجود پاسخگویی) فراتر از بودجۀ خود هزینه نموده اند را تعطیل كنيم.

  • در طی برنامه ریزی یک همایش، خدمتگزاران مورد اعتماد، با استفاده از گزارشهای شفاف  و دقیق، تا چه حد نسبت به بدنه ساختار خدماتی پاسخگو بوده اند؟
  • چه ابزاری در اختیار است تا خدمتگزاران مورد اعتماد بتوانند درطی برنامه ریزیِ یک همایش، نسبت به یک منطقه پاسخگو باشند؟

روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

روابط عمومی و برنامه ریزی همایش ها

یک کمیتۀ خدماتی نقطه نظرهای متفاوتی را بستگی به نوع حضار، تعداد نفرات و اهداف یک همایش خواهد داشت. همایش هایی که با هدف آماده سازی و آموزش اعضاء انجمن معتادان گمنام تشکیل می شوند، نیاز به برنامه ریزی ای متفاوت نسبت به آنچه که برای آگاه نمودن اشخاص وسازمانهای حرفه ای تشکیل می شود، خواهند داشت.  به همان ترتیب همایش هایی که برای اعضاء انجمن با هدف جشن گرفتن بهبودی تشکیل می شوند، متفاوت خواهند بود. کلیۀ همایش های انجمن معتادان گمنام، به طور مستقیم و یا غیر مستقیم، موقعیت های مطلوبی را برای بهینه نمودن روابط ما با عامۀ مردم ایجاد می کنند و خدمتگزاران مورد اعتماد می توانند همایش ها را طوری برنامه ریزی کنند که در طی آن اهداف کلی انجمن، که شامل فراهم نمودن نمونۀ کاری ای معتبر و مثبت برای معتادان می باشد، پیگیری شوند.  

درضمن، برداشت جامعه از ما امری است مهم که باید مد نظر قرارگیرد. زمانی که جلسات اولیۀ انجمن معتاد گمنام درمکان های مختلف برگذار می شدند،  ملاقات تعدادی معتاد با یکدیگر، تحت هیچ شرایطی مجاز نبوده و غیر قانونی بود. حتی زمانی که برگزاریِ جلسات ما قانونی است، اجتماع اطراف ،اغلب به جمع شدن یک مشت معتاد دریک محل، با اضطراب برخورد می کند.  یافتن مکان برای برقراری جلسات میسر نخواهد بود مگر اینکه انجمن معتادان گمنام در بین اعضاء جامعه خوش نامی کسب نماید. اگر رفتار ما، به عنوان اعضاء انجمن معتادان گمنام، هنوز مخرب و توام با خود خواهی باشد، ما برای برگزاری علنی جلساتمان مشکل خواهیم داشت.  ما با محترم شمردن، تمیز نگاه داشتن و نگهداری بهینۀ تسهیلاتِ محل برگزاری جلساتمان ازاعتبار و آبروی انجمن معتادان گمنام محافظت می کنیم. ما باید مواظب باشیم تا همسایۀ خوبی برای دیگران بوده و رفتارمان محترمانه باشد.  حتی چیز ساده ای مانند اسمی که گروه برای خود انتخاب می کند، می تواند درچشم انداز کل انجمن معتادان اثر داشته باشد. وارد شدن هرگونه آسیب به خوش نامیِ انجمن معتادان گمنام، منجر به مرگِ بعضی معتادان خواهد شد.

روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

برنامه ریزی و آماده سازی برای نواحی و کمیته ها

بررسیِ با حوصلۀ همایش های مورد نیاز یک ناحيه می تواند به خدمتگزاران مورد اعتماد کمک کند تا همایش هایی را برنامه ریزی کنند که متناسب با نیازهای اعضاء و متخصصان  یک ناحيه باشد. 

روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

  • برنامه ریزی موثر زمانی رخ می دهد که خدمتگزاران مورد اعتماد نیازهای یک منطقه را در نظر گرفته باشند. چه نوع همایشی به انجمن کمک می کند تا به هدف اصلی خود که دسترسی هر چه بیشترِ معتادان در عذاب به انجمن معتادان گمنام می باشد، برسد؟ آیا اعضاء انجمن به موقعیتی نیاز دارند که درطی آن چالش های خدماتی محلی و راه حلهای مربوطه بررسی شوند؟  این نوع سوال ها به خدمتگزاران مورد اعتماد کمک می کند تا همایش ها را در راستای برآوردن نیازهای جمعیت محلیِ معتادان گمنام برنامه ریزی نمایند.  همایش هایی که با هدف برآوردن نیازهای یک ناحيه فراهم می شوند، باعث استفادۀ موثر تری از منابع انجمن شده و منجر به نزدیکی بیشتری به هدف اصلي انجمن می گردند. 
  • یک منطقه باید حضار احتمالی یک همایش را در نظر بگیرد- مثلا، آیا این همایش یک کارگاه برای اشخاص حرفه ای است یا یک کارگاه آموزشی برای اعضاء انجمن معتادان گمنام؟ جزئیات همایش، مانند محل برگزاری آن وهمچنین نشریات مورد نیاز، را سپس می توان برطبق نیازهای شرکت کنندگانِ درهمایش فراهم نمود. به عنوان مثال، کارگاهی که برای کارکنان حرفه ایِ مراکز پزشکی تشکیل شده نیازهای زمانی و نشریه ایِ متفاوتی را نسبت به کارگاهی که برای اعضاء انجمن تشکیل ميشود، خواهد داشت.
  • مشخص نمودنِ اهداف و نتایج مورد نظر از یک همایش، می تواند به یک کمیته کمک کند تا هدف نهاییِ خود از برگزاری یک همایش را به طور شفاف بیان کند. یکی از روشها برای بیان کردن اینگونه اهداف، ایجاد یک “بيانيه چشم انداز” و یک “بيانيه ماموريت” می باشد. یک بيانيه چشم انداز روياي نهایی و اهداف یک کمیته را به نمایش می گذارد.  هدف نهاییِ یک کمیته ممکن است این باشد که کلیۀ اعضاء جامعه نسبت به انجمن معتادان گمنام آگاهی داشته و بدانند که آن چطور می تواند به معتادان در عذاب کمک کند.  یک بيانيه ماموريت آن اهدافی است که یک کمیته بخواهد ازطریق یک همایش بخصوص،  به دست آورد.   به عنوان مثال،ممکن است که هدف از یک همایش، آگاه نمودن هرچه بیشترِ کارکنان مراکز پزشکیِ ناحيه، از هویت و قابلیت های انجمن معتادان گمنام باشد. 
  • یک کمیته تمايل خواهد داشت که با گروه ها، کمیته های دیگر، ناحیه ها و یا منطقه ها همکاری نماید. مثلا اگر یک کمیته بخواهد در محل معمولی جلسات محلی، یک همایش برگزار کند، اعضاء تمایل خواهند داشت که گروه مورد نظر درفرآیندِ برنامه ریزی شرکت داده شود. نظر به اینکه نماینده های خدماتی گروه ها اهتمالا، درفرآیند زمان بندیِ همایش های مختلف نقش خواهند داشت، اطلاع رسانی به موقع به گروه ها و دادن وقت کافی به ایشان، از موارد مهمی است که حتما باید مد نظر قرارگیرد. سهیم کردن فعالانۀ گروه های محلی در برنامه ریزی همایشها،  به اعضاء فرصت خدمت داده و ایشان را قادر به حمایت از همایش های محلی انجمن معتادان گمنام خواهد نمود.         
  • ناحیه ها و یا منطقه ها می توانند یک “تقویم فعالیت” ایجاد نموده و آن را به هریک از نماینده های خدماتی گروه ها بفرستند. چنین تقویمی اعضاء ناحیه را تشویق به حمایت از همایش های محلی انجمن نموده ودر طی برنامه ریزی همایشها از دوباره کاری خدمات جلوگیری می نماید.  

روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

  • اعضاء انجمن نباید به تنهایی همایش ها را برنامه ریزی کرده و باید همیشه از ساختار خدماتی انجمن کمک بگیرند. این امر به هدایت همایش ها تحت تاثیر وجدان یک گروه منتهی شده و اینکه پاسخگویی به گروهی از اعضاء انجمن معتادان گمنام وجود خواهد داشت.

در عین حال اعضائی در بین جمعیت های در حال توسعۀ معتادان گمنام وجود دارند که باید نقش راهبری را در برنامه ریزیِ همایش ها به عهده بگیرند، چرا که بدون آنها هیچ همایشی برگزار نخواهد شد. مقصود از ذکر نمودن این نکتۀ هشداری، خیلی ساده، ایجاد اشتیاق برای به وجود آوردن حس پاسخگویی و یک وجدان گروه می باشد.

روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

به همين ترتيب ما به هر مكاني كه وارد ميشويم هميشه تا حدودي معرف NA هستيم. اگر مردم ببينند تي شرت مارك دار NA  پوشيده ايم ولي رفتار نا مناسبي داريم دقيقا پيام و خاطره زشتي از انجمن ما در ذهن آنها باقي مي ماند. حرف ها و اعمال ما روي برنامه بهبودي و انجمن  NA تاثير ميگذارد. به عنوان يك عضو متعهد و علاقه مند به انجمن دلمان ميخواهد تصوير جالبي از  NA به مردم ارائه كنيم نه اينكه باعث سرافكندگي شويم .

چگونگی عملکرد

روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

زمانی که یک کمیته،بسته به نیازهای ناحیه، تصمیم به انتخاب مناسبترین همایش را گرفت،  می توان تدارکات مربوطه را آغاز نمود. نکات ذیل می تواند به کمیته ها کمک کند تا بسیاری از چالش هایی را که در طی برنامه ریزیِ یک همایش، چه برای اعضاء انجمن و چه برای عامۀ مردم،  بوجود می آیند، پیش بینی نماید.   پیش بینی چالش ها می تواند به اعضاء کمک کند تا همایشهای انجمن را به عنوان نمونۀ مثبتی از توانا یی ها و عمکردهای انجمن به نمایش بگزارند.

  • ملاحظاتی مانند پارکینگ، دسترسی عموم مردم به محل همایش، تعداد شرکت کنندگان و آیا اینکه محل همایش دارای دستگاه های صمعی بصری و دستیابی معلولین است، باید درزمان انتخاب محل، مد نظر قرارگیرند. خدمتگزاران مورد اعتماد باید مطمئن شوند که پیش فاکتوری را که برای اجارۀ محل همایش دریافت نموده اند، شامل تسهیلاتی مانند صندلی، تمیزکردن محل پس از همایش و استفاده ازآشپزخانه نیز می شود.
  • یک کمیته می بایستی که به قوانین محلی آگاه بوده واز آنها پیروی کند. چنین قوانینی می توانند به فروش کالا و یا مواد غذایی، و همچنین قواعد استخدام کارکنان موقت و ملاحظات اتحادیه ای وغیره مربوط باشد.
  • مذاکره نمودن با ارگانهای تجاریِ محلی دررابطه با همایش های انجمن معتادان گمنام، معمولا به صبر و انعطاف پذیری نیاز دارد. خدمت گزاران مورد اعتمادی که با این ارگانها مذاکره خواهند نمود می بایستی تعادل لازمه بین اختیارات محول شده به ایشان و پاسخگویی خود نسبت به کمیتۀ مربوطه را ایجاد نمایند.  چنین پاسخگویی ای می تواند ازطریق به نمایش گذاشتن ارتباطات مکرر وشفاف سازی مسائل، انجام گیرد. بهتر است که هر تماسی با کمیتۀ مربوطه، به وسیلۀ گزارش های مکتوب باشد و هرگونه مدارک قانونی قبل از امضاء به رویت کمیته و یا وکیل قانونی آن برسد.  آن دسته از اعضائی که به نمایندگی ازانجمن معتادان گمنام وارد مذاکره می شوند باید به یاد داشته باشند که مسئولیت حفظ ثبات مالیِ انجمن، به عهدۀ آنهاست و رفتار ایشان می تواند برروی چشم اندازعمومیِ انجمن اثر بگذارد.
  • به منظور ایجاد ارتباط، خدمت گزاران مورد اعتماد باید از جزئیات طرف مقابل خود، هم در داخل انجمن و هم دربیرون از آن، آگاهی داشته باشند. این باید کاملا مشخص شود که کدام یک از اعضاء کمیته، مسئول تصمیم گیری و کدام یک درمحل برگزاری همایش مسئول مدیریت کارکنان می باشد. برقراری ارتباطِ توام با حمایت با کارکنان محل همایش، به موفقیت یک همایش و همچنین بهینه تر شدن رابطۀ ما با اجتماع بیرون، کمک می کند. مثلا، فراهم نمودن میزاطلاعات در لابی که ازطریق آن یکی از اعضاء، اطلاعات عمومی در بارۀ انجمن معتادان گمنام را به نمایش گذاشته و جزئیات همایش همان روز را در اختیار شرکت کنندگان قرار می دهد، می تواند برداشت مثبتی را از انجمن معتادان گمنام ایجاد نماید. این امر به نوبت باعث خواهد شد که کارکنان محل نمایش تشویق شده و ازاعضاء انجمن درطی برگزاریِ همایش حمایت نمایند.  

 

  • ارتباطات ما با کارکنان محل همایش، اثر مستقیمی بر روی برداشت جامعه از انجمن معتادان گمنام، می گذارد. یک همایشِ انجمن معتادان گمنام می تواند برای ما فرصت مناسبی باشد تا بتوانیم تاثیری بجاماندنی روی اعضاء جامعه و تجار ِمحلی بگذاریم.   خدمت گزاران مورد اعتماد نباید تصور کنند که کارکنان محل همایش و یا اشخاص حرفه ای از هویت انجمن معتادان گمنام اطلاع دارند. خدمت گزاران مورد اعتماد می توانند همزمان با هماهنگی های لازم برای برگزاری یک همایش، جزئیات، خدمات و نحوۀ عملکردِ انجمن معتادان گمنام را توضیح دهند. روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

 

  • رفتارِ خدمت گزاران مورد اعتماد نسبت به شرکتهای عمومی که درهمایش ها با ایشان ارتباط خواهند داشت، باید در کلیۀ موارد حرفه ای باشد. رعایتِ اصولی مانند همکاری، احترام، ارتباطات، پیگیری و انعطاف پذیری، برای گذاشتن تاثیر مثبت روی جامعۀ بیرون از انجمن، حیاتی است.

 

  • برگزاری یک همایش موفق مستلزم به خدمت گرفتن اعضائی با قابلیتها و مهارتهایی متفاوت می باشد. داشتن توانایی برای همکاری فعالانه با دیگران، با تدبیر بودن و داشتن دانشی که به وسیلۀ آن بشود مشکلات را قبل از وقوع پیش بینی وحل کرد، نمونه ای از این قابلیتها می باشند.

 

  • موفقیت یک همایش به تعداد داوطلبان خدمت نیز بستگی دارد. تعداد خدمتگزاران قابل اعتماد باید برای انجام خدماتی مانند برنامه ریزی وهماهنگی همایش، و آماده سازی محل قبل از شروع و تمیزنمودن آن بعد از خاتمۀ همایش، در حد تناسب باشد. در اختیار داشتن تعداد زیادی خدمتگزار مورد اعتماد، باعث می شود که به هیچ یک از خدمتگزاران وظایف بیش از حدی واگذار نشود. زیر نظرداشتن پیشرفت کارهای رجوع شده به خدمتگزاران مورد اعتماد،  برای موفقیت یک همایش اهمیت به سزایی دارد. درصورتی که بعضی اعضاء قادر به تکمیل وظیفۀ خود نشوند، کارهای مربوطه باید به عضو دیگری واگذار شود. روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

 

  • یک کمیته به یک برنامه ریزی برای مسائل امنیتی از قبیل دزدی و نظارت بر جمعیت نیاز دارد. در بعضی مواقع مکان برگزاری همایش به یک شرکت حراست حرفه ایِ بیرون از انجمن معتادان، نیاز خواهد داشت. بیمه نمودن همایش های انجمن معتادان گمنام ایدۀ خوبی است و خدمتگزاران مورد اعتماد باید تحقیقات مورد نیاز را برای جواب دادن به این سوال که آیا در یک همایش به پوشش بیمه احتیاج دارد؟ انجام دهند.

 

  • یک کمیته می تواند رابطه ای مستحکم بین مدیریت محل همایش و خدمت گزاران مورد اعتماد انجمن، ایجاد کند. دعوت از مدیریت محل همایش برای حضور در یک جلسۀ برنامه ریزی، یکی از روشهایی است که در طی آن می توان رابطه ها را مستحکم تر نمود. کمیته ها می توانند جلسۀ اولیۀ و یا نهایی خود را در محل همایش برگزار کنند. ملاقات با مدیریت و یا کارکنانِ محل نمایش به خدمت گزاران مورد اعتماد فرصتی می دهد تا اعضاء انجمن را به مدیریت و کارکنان محل همایش معرفی نموده و به سوالها و نگرانی های ایشان پاسخ دهند.

 

  • ایجاد مدارکی مانند یک برنامۀ زمانبندی (نمونۀ چنین برنامه ای درقسمت اخراین کتاب آورده شده)، و یا راهنمای همایش، بودجۀ همایش (که شامل منابع انسانی و همچنین مالی می شود) و یک چک لیست نهایی (که شامل کلیۀ لوازم مورد نیازدر همایش نیز می شود) به هماهنگی ومدیریت یک همایش کمک می کند. اعضاء می توانند یک برنامۀ زمانبندی یا برنامۀ همایش ایجاد کنند که با روز و تاریخ همایش شروع شده و به کارهای قبل از آن ادامه داده شود. روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

 

  • هرگونه اطلاعیه ای که قرار است در طی یک همایش به رسانه ها و یا به عامۀ مردم داده می شود، باید حداقل بوسیلۀ دو نفر ویا بیشتر مرور شود. این عملکرد کمک می کند تا هرگونه اشتباه درمتن اطلاعیه ها به حداقل برسد. 

جزئیات ارائه همایش به عامۀ مردم و همچنین افراد حرفه ای درفصل چهار این کتاب آورده شده است. کمیته هایی که قصد برگزاری چنین همایشهایی را دارند می توانند به فصل چهار کتاب رجوع کنند. علاوه بر نکات قید شده در قسمتهای فوق ،نکات ذیل مواردی هستند که در زمان برنامه ریزیِ یک همایش برای عامۀ مردم و یا متخصصان، باید مورد توجه قراربگیرند: 

 

  • اگر یک کمیته قصد برگزاری یک همایش برای متخصصان جامعه را دارد، مربوط بودن موضوع همایش به این حضار حتما باید مورد بررسی قرارگیرد. اغلب متخصصان که در همایش های انجمن معتادان گمنام شرکت می کنند، این کار را در وقت و به هزینۀ خود انجام می دهند.  انتخاب محل همایشی که دسترسی به آن راحت باشد و برگزاری همایش در اوقاتی که درخور حال اشخاص حرفه ای باشد با محدودیتهای زمانی شرکت کنندگانِ در همایش متناسب خواهد بود.  درنظر داشتن موارد فوق الذکر در نهایت به موفقیت یک همایش منتهی خواهد شد.همانطور که درفصل چهار این کتاب قید شده، هر گونه آموزش وآماده سازی در رابطه با ارائۀ خدمات همایشی به متخصصان ، باید مناسب وضعیتِ شرکت کنندگان در همایش و همچنین نوع همایش باشد. اطلاعیه های آموزشی را می توان طوری ایجاد نمود که اهداف همایش به طوری واضح در آن تشریح گردند.  انجام تمرینات با استفاده از دستگاه های مورد استفاده درطی همایش، مانند سیستمهای صمعی بصری، الزامیست.
  • همانطور که درفصل چهار این کتاب قید شده، حتما مطمئن شوید که نوع سیستم های بصری که در طی همایش مورد استفاده قرار می گیرد با گزارش ها و یا نوشته هایی که بدان رجوع می شود و همچنین نوع شرکت کنندگان در همایش مطابقت داشته باشد. این بدان معنی است که سیستم های بصری همیشه بهترین گزینه برای انجام کار نخواهند بود. بنابراین باید اطمینان داشت که محتوای همایش مقتضی حال شرکت کنندگان درآن بوده و بهترین روش ها برای جلب توجهِ حضار در همایش به کار گرفته شده است.

                                                                                                                                   

  • یک جلسۀ باز انجمن معتادان گمنام بدان گفته می شود که برای اعضاء علاقه مندِ جامعۀ بیرون از انجمن معتادان گمنام (مانند اعضاء خانواده و یا دوستان نزدیک معتادان درعذاب و یا روحانیون جامعه) تشکیل شده باشد. خدمتگزاران مورد اعتماد می توانند از این جلسات حداکثر استفاده را نموده و اطلاعات جامعی را در بارۀ انجمن معتادان گمنام در اختیار جامعۀ بیرون از انجمن قراردهند.

روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

طرح هایتان را به اجرا بگذارید

 

پس از اتمام برنامه ریزی و آماده سازی های لازم  برای ارائۀ یک همایش، نکات ذیل باید درطی اجرای همایش مذکور،  در نظر گرفته شوند: 

 

  • رفتار ما در همایش های انجمن معتادان گمنام اثر مستقیمی بر روی چشم اندازعمومی انجمن معتادان گمنام خواهد داشت. اگر همایش مخصوص اعضاء انجمن برگزارشود (مانند یک کارگاه آموزشی)، یک کمیته می تواند از این کارگاه برای بالا بردن سطح معلومات اعضا استفاده نموده و چگونگی تاثیر رفتار ما بر روی برداشت عامۀ مردم از کل انجمن معتادان گمنام، را به وضوح تشریح نماید. بعضی همایش ها شامل کارگاه هایی مانند “چشم انداز عمومی انجمن معتادان گمنام” بوده اند که در آنها به اعضا کمک می شده تا آگاهی بیشتری را نسبت به ،اثر رفتار خود بر روی چشم انداز انجمن، کسب کنند. روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

 

  • ایجاد و بایگانی نمودن یک گزارش مکتوب در بارۀ یک همایش، برای برگزاری همایش های آینده مفید بوده و می تواند برای ارزیابی کمیته همایش، به کار گرفته شود.  یک گزارش مکتوب باید شامل جزئیاتی مانند: عمکردهای موفقیت آمیزدرطی یک همایش، آنچه که کاربری نداشت، برنامه زمانبندی، نمونۀ گزارش مالی، فوتوکپی قراردادها و همچنین تجارب کمیتۀ مربوطه با ارگانها و شرکتهای تجاری و اداری در محل،  باشد. یک گزارش مکتوب می تواند به خدمتگزاران مورد اعتمادِ آینده کمک کند تا یک دید جامع و تاریخی از همایش های برگزارشدۀ محلی داشته باشند. مثلا اگر یک کمیته درگذشته همایشی را برای 400 نفر مهیا نموده ولیکن فقط 200 نفر درآن حضور یافتند، خدمتگزاران مورد اعتماد می توانند از این اطلاعات برای برنامه ریزی بهینه ترِ همایش های امروزی خود استفاده نمایند.

 

  • راهنما یا دستورالعمل همایش ها نیز می تواند برای موفقیت آمیز بودن یک همایش حائز اهمیت باشد. این راهنما ها یا دستورالعمل ها می توانند خلاصه وار رویه و روش کار مورد استفادۀ یک کمیته را بیان کنند. انتظاراتِ یک کمیته از رده های مختلف خدمتگزاران مورد اعتماد نیز می تواند در یک راهنما قید شود.

    

  • اعضاء کمیته ممکن است بخواهند ارائۀ کالاهای تجاری را دریک همایش، مورد بررسی قراردهند. یک همایش می تواند بدون فروش کالاهای تجاری نیز موفقیت آمیز باشد. اگر یک کمیته تصمیم به استفاده از کالاهای تجاری در طی یک همایش نمود، این کالاها باید مربوط به بهبودی باشند. پاسخ این سوال که آیا موفقیت مالی یک همایش بستگی به فروش کالاهای تجاری دارد؟ باید به دقت بررسی شود. وابستگی هرچه بیشتر یک همایش به فروش کالاهای تجاری، منجر به ازدیاد ریسک برای آن همایش خواهد شد. انجام تحقیقات در رابطه با سوابق همایش های گذشته با فروش کالاهای تجاری، به کمیته ها کمک خواهد نمود تا آگاهانه درمورد نقش کالاهای تجاری در برگزاری همایش های محلی، تصمیم گیری نمایند.

روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

بودجه NA بايد تحت مديريت مسئولانه بوده و براي پيش برد هدف اصلي ما مورد استفاده قرار بگيرد.

مفهوم یازده

  • سنت ها و مفاهیم انجمن معتادان گمنام اصولی هستند که ما را راهنمایی می کنند- درصورت نیاز به راهنمایی و جهت دادن به افکارمان، ما می توانیم به این اصول رجوع کنیم.

یک کمیته می تواند برای فهم هرچه بیشترسنتها و مفاهیم انجمن معتادان گمنام تلاش نموده و روحیۀ این اصول را در تلاشهای خدماتی خود به کارگیرد. در رابطه با برنامه ریزی همایش ها، مفهوم یازدهم از اهمیت بخصوصی برخوردار است. مثلا، اگر یک منطقه ارجحیت یک همایش بخصوص را شناسایی نموده باشد،  منابع مالی باید طوری هزینه شوند که با اهداف اصلی انجمن همخوانی داشته باشند. روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

 

  • یک کمیته تمايل خواهد داشت که نوعی پیگیری برای یک همایش ایجاد کند. این پیگیری می تواند به صورت ارزیابی همایش به وسیلۀ اعضاء انجمن و یا عامۀ مردمی که در همایش حضور داشتند، باشد. یک کمیته همچنین تمايل خواهد داشت که زمان مناسبی ،برای بحث و ارزیابی همایش بر اساس نظر اشخاص حرفه ای و اعضای حاضر در همایش، اختصاص داده شود.

روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

عملکردهای پس از همایش

 

نکات ذیل می تواند به خدمتگزاران مورد اعتماد کمک کند تا گام های فعالانه ای را بلافاصله پس از اتمام یک همایش بردارند. این عملکردها به یک ناحیه کمک می کند تا از همایش ها تجربه کسب نموده و در آینده همایشهای بهتری را برگزارنماید.

 

  • مطمئن شوید که کلیۀ گزارشها و بخصوص گزارش های مالی، کامل بوده و در اختیار ناحیه قرارداده شده باشند. کلیۀ قراردادها باید حفظ شوند تا خدمتگزاران مورد اعتماد بتوانند قبل از همایش های آینده آنها را مرورکنند.

 

  • فهرست موجودی کالاهای تجاری همایش، باید با جمع زدن کل فروش کالاهای تجاری و کم نمودن تعداد کالاهای مانده از آن، محاسبه شود.

 

  • خدمتگزاران مورد اعتماد ممکن است بخواهند زمان مناسبی را برای ارزیابی و بحث در رابطه با مفید واقع شدن برنامۀ یک همایش، اختصاص دهند. این مباحثات می توانند صورت جلسه شده و در گزارش یک کمیته، که برای همایش های آینده مورد استفاده قرار خواهد گرفت،  گنجانده شوند.

 

  • اطمینان از اینکه کلیۀ قبوض و فاکتورها به موقع پرداخت می شوند، به چشم انداز عمومی و خوش نامی انجمن معتادان گمنام کمک خواهد کرد.

 

  • در همایش هایی مانند کارگاه های آموزشی برای اعضاء، که یک کمیته مسئول تمیزکردن محل همایش می باشد، خدمتگزاران محترم باید مطمئن شوند که محل همایش را در وضعیت کاملا خوبی باقی بگذارند. روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

 

رفتارهای شخصی ما روی برداشت اجتماع بیرون ازکل انجمن معتادان گمنام، اثر می گذارد.ما در همایش های انجمن معتادان گمنام فرصتی داریم تا اثری مثبت روی برداشت عامۀ مردم از برنامه ای که زندگیمان را نجات داده است، بگذاریم.   زمانی که رفتار ما گستاخانه و نا مودب است، ما یک پیام منفی از انجمن معتادان گمنام را انتقال می دهیم.

زمانی که ما به صورت گروهی دور هم جمع شده و رفتاری مودبانه و محترمانه از خود نشان دهیم،  ما ممکن است الگویی بشویم برای یک معتاد درعذاب تا دنبال بهبودی خود درانجمن معتادان گمنام شده و یا اینکه به یکی از نزدیکان خود برای پیدا کردن انجمن معتادان گمنام کمک کند.

روابط عمومی NA,فصل یازده,همایش های انجمن,معرف NA

منابع

نمونۀ فرمت یک کارگاه آموزشی

نمونۀ فرمت یک جلسۀ باز انجمن معتادان گمنام

نمونۀ بودجۀ یک همایش

نمونۀ فرمت یک همایش با برنامۀ زمانبندی

 

دانلود فایل کامل فصل یازدهم روابط عمومی انجمن معتادان گمنام ایران :

 

دانلود خبرنامه apf

Views: 227

امکان ارسال دیدگاه وجود ندارد!